¿Por qué ha sancionado la Agencia Española de Protección de datos a mi comunidad de propietarios ? Newsletter septiembre 2019

Vamos  a hacernos una serie de cuestiones para desgranar cual ha podido ser el motivo de esa sanción.

¿Las comunidades de propietarios deben cumplir con la normativa de protección de datos?

Todas las personas jurídicas que traten datos personales están obligados a cumplir una serie de obligaciones en protección de datos. Las Comunidades de propietarios son sujetos obligados, pues tratan datos de los propietarios, comuneros, proveedores, empleados, cámaras de vigilancia o vecinos morosos que suelen dar muchos calentamientos de cabeza y no hacen nada fácil la gestión de una comunidad de vecinos. El administrador forma parte de la comunidad con un cargo más.

 ¿Y cuáles son las obligaciones que establece la Ley de Protección de datos a las comunidades?

En primer lugar, tienen que disponer de un registro de las actividades de tratamiento sobre todo a efectos de conocer qué tipo de datos se tratan y de qué personas, así como, para presentar en caso de requerimiento por el órgano competente en esta materia, la agencia española de protección de datos.

Además, es habitual que las comunidades instalen  cámaras de vigilancia para reforzar la seguridad de las personas, así como también de las instalaciones. Pues bien, en este sentido no se pueden colocar cámaras sin más, sino que se deben analizar varias pautas antes de comenzar a recoger imágenes o grabaciones,sobre todo, a efectos de garantizar la privacidad de las personas. En este sentido debemos tener en cuenta que no se pueden instalar cámaras en cualquier espacio o pasillo de la comunidad, sino sólo en aquellos que realmente sirvan para la finalidad de mantener la seguridad.

Hablábamos antes de aquellos vecinos que mantienen deudas con la comunidad de propietarios y de los que en muchas ocasiones encontramos sus datos publicados en el tablón de anuncios de la comunidad. Hay que tener cuidado con estas situaciones ya que, en la mayoría de los casos pueden acarrearnos reclamaciones o procedimientos nada sencillos e incluso posibles sanciones.

Es importante también regular la relación con terceros que acceden a datos: el administrador , la empresa de seguridad, etc

En definitiva, son varias las obligaciones, y numerosas las casuísticas que podemos encontrarnos en la gestión de los datos personales en una comunidad de propietarios, por eso, es fundamental una adecuada adaptación a esta normativa para no incurrir en incumplimientos.

¿Si el administrador de fincas cumple con la normativa, también está obligada la comunidad?

Por supuesto, ambos deben cumplir con la normativa porque ambos tienen una figura distinta ya que la comunidad de propietarios es responsable del tratamiento de datos que se realiza sobre los propietarios y el administrador de fincas es el encargado de tratar los datos de los propietarios para prestarles sus servicios de gestión del cumplimiento de las obligaciones impuestas en la Ley de propiedad horizontal. Por lo que ambos deberán de cumplir. Además, imaginemos que la comunidad no tiene administrador o que lo cambia…..

¿Se podría cumplir con la normativa a través de la formación?

Si el administrador hace un curso de protección de datos en ningún caso habilitaría a una comunidad de propietarios a adecuarse a esta normativa, es más, ni el mismo estaría adecuado. El proceso de adecuación supone documentar, actualizar y ser proactivo en las medidas que la norma indica, y un curso da conocimientos pero en ningún caso supone que la comunidad estaría adecuada.

¿Sabes cuáles son los principales motivos de sanción a las comunidades de propietarios?

En una comunidad donde conviven diferentes vecinos y vecinas, hay que andar con pies de plomo en algunos aspectos para prevenir situaciones de malestar o posibles conflictos. En Evalúa según nuestra experiencia, los casos en los que más problemas nos hemos podido encontrar son:

– La instalación de cámaras de seguridad sin estudiar los ángulos de captación. (cámaras que enfocan a la calle o que graban espacios más reservados)

– Publicación de listado de morosos en tablón de anuncios de la comunidad (sin seguir las pautas marcadas)

– El envío de e-mails masivos del administrador con las direcciones de correo sin copia oculta.

– Denuncias entre vecinos por colocar cámaras en el dintel de su puerta de acceso.

En definitiva, la solución pasa principalmente por contar con profesionales formados y especializados en la adecuación de comunidades de propietarios y por la proactividad tanto del administrador o administradora como por los representantes de la comunidad.