Ventajas de nombrar un delegado de protección de datos. Newsletter octubre 2019
Nombrar un Delegado de protección de datos es una acción necesaria para cumplir con la responsabilidad proactiva que exige el Reglamento Europeo de Protección de Datos Personales (RGPD), que obliga, a estar siempre a disposición de poder demostrar el cumplimiento de la normativa sobre Protección de Datos.
Para muchas entidades y empresas es obligatorio nombrar esta figura y comunicarlo a la Agencia de Protección de datos en un plazo determinado. Sin embargo, aunque no tengamos obligación de nombrarlo, si nuestra organización se muestra preocupada y responsable, no sólo con el cumplimiento de esta normativa para evitar sanciones, sino que está concienciada en el respeto al derecho fundamental de las personas, como es el derecho a la protección de nuestra privacidad e información personal, un delegado de protección de datos tiene muchas ventajas:
- Trabajo adelantado. El Delegado de Protección de Datos (DPD) llevará a cabo un trabajo de supervisión consiguiendo que nuestra organización esté continuamente actualizada.
- Mediación con la autoridad de control. Una de las funciones del DPD es cooperar y ser el punto de contacto con la autoridad de control. Esta figura será de gran ayuda si recibimos alguna denuncia.
- Imagen positiva de la organización. Contar con un delegado de protección de datos proyecta valores de transparencia, eficacia y trabajo bien hecho.
- Evitar riesgos y sanciones. Evitaremos potenciales riesgos que puedan afectar a la imagen de nuestra empresa y posibles sanciones económicas. Recordemos que pueden ser de hasta 20 millones de euros o del 4% de la facturación anual.
Además, nombrar un delegado de protección de datos de forma voluntaria podrá ser considerada como atenuante ante un posible procedimiento sancionador.
- Gestión eficaz de incidencias. Ante incidencias de seguridad, ayudará a actuar de forma rápida, precisa, aclarando los hechos y tomando medidas para el futuro. Además, se encargará de notificarlas a la autoridad de control en caso de que debamos cumplir con esta obligación.
- Aumenta la confianza de tus clientes, proveedores, partners o colaboradores. Este profesional supone un refuerzo para la seguridad de la información en nuestra organización, lo que transmite mayor tranquilidad.
Para que la entidad saque el máximo provecho es importante que planifiquemos el trabajo y nos coordinemos en su ejecución. Tanto si el DPD va a ser interno, como externo, debemos planificar las pautas de trabajo y fijar un contrato de prestación de servicios en este último caso.
Esta planificación no debe quedar en papel mojado. Una vez fijadas dichas pautas, el DPD debe implicarse en la empresa u organización, sin perder el punto de vista imparcial y objetivo, pero conociendo la entidad como un miembro más.
En definitiva, designar un delegado de protección de datos siempre es positivo para nuestra organización y para las personas que la componen. Las autoridades competentes como la Agencia Española de Protección de Datos o el Supervisor Europeo de protección de datos consideran, aún en aquellos casos en los que no es obligatoria su designación, que conlleva muchos beneficios y ventajas competitivas.
En próximas newsletter os ampliaremos la información sobre las entidades que tienen obligación de nombrar un DPD, y cuáles son sus funciones dentro de la organización en la que ha sido nombrado.
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