¿Qué se ve tras una reunión online? Newsletter marzo 2021
Con este sugerente título queremos trasladar la relación tan estrecha que hay entre privacidad y reuniones online. Seguro que todos hemos visto en televisión alguna imagen de reuniones online en la que a espaldas de una persona se nos mostraba una situación, digamos, rocambolesca.
Las reuniones virtuales aunque eran un medio ya por todos utilizado, se han incrementado exponencialmente en el último año. Todos y cada uno de nosotros tenemos agendadas y programadas reuniones diarias a través de distintas herramientas que nos permiten en un clic tener acceso a contenidos diversos y a multitud de personas (otros participantes). Esas videoconferencias se realizan a su vez desde distintos dispositivos (Smartphones, tablets, Portátiles…), por lo que habría que plantearse lo siguiente: “¿está plenamente garantizada la seguridad y la confidencialidad de estos encuentros?”.
Es muy importante cuidar su organización, para lo cual debemos de ser cautelosos y tomar algunas precauciones para que nuestras reuniones sean lo más seguras posible:
- No debemos reutilizar los códigos o enlaces de acceso. Los participantes pueden no ser los mismos o aquellos que ya estuvieron en una reunión anterior ahora no deban de asistir.
- Puede que los temas a tratar sean especialmente sensibles o requieran de una privacidad aún más controlada, por lo que nos puede ser de ayuda utilizar un sistema de doble autenticación.
- Deshabilitar algunas otras funcionalidades o herramientas que no vamos a necesitar durante la reunión (ej: WhatsApp web); el compartir pantalla si no es estrictamente necesario también evita riesgos innecesarios.
- Utilizar una sala de espera, para ir dando admisión progresiva a los participantes, nos ayuda a controlar a los participantes
- Mejor no grabes la reunión si no es necesario y en el caso de hacerlo debemos informar a los participantes, tanto de la finalidad de la grabación como de cuando se inicia o finaliza la misma.
- El personal también ha de estar informado de las principales amenazas por las que pueden verse afectados al trabajar desde fuera de la organización y las posibles consecuencias que pueden materializarse si se quebrantan dichas directrices. Aún más cuando, el trabajador está es situación de teletrabajo.
Respecto a la propia privacidad, NO DESCUIDES:
- ¿Qué se puede ver detrás de MI?: fotos familiares, información personal … SE CAUTELOSO
- Cuando finalice la reunión debo de asegurarme de que la cámara quede desactivada con alguna pestaña o adhesivo.
¡¡¡Tu privacidad es muy importante!!!, tu imagen también.
