¿Puedo hacer uso del ordenador del trabajo para fines particulares? Newsletter abril 2020.
En alguna ocasión nos hemos preguntado si es posible acceder al ordenador de un empleado, compañero…. Seguro que hemos pensado que es una herramienta particular y de uso exclusivo de esa persona. Pero también hemos pensado que ¡por que no mirarlo/usarlo, si al fin y al cabo es de la empresa!
Para solventar estas dudas vamos a hacer una revisión de lo que la legislación nos ha ido diciendo, eso sí, muy importante tener presente que cada caso particular tendrá sus matices. Veamos:
Las sentencias del Tribunal Supremo de 26/09/2007 (caso «Etiquetas de Galicia»), 8.3.2011 (caso «Font Salem») y 6/10/2011 (caso «Annaligia») establecieron una doctrina que parte de un principio general: “el ordenador es un instrumento de producción del que es titular el empresario, como propietario o por otro título, y, en consecuencia, su utilización por el trabajador queda sometida a los poderes de dirección empresarial, con lo que puede reglamentarse su utilización prohibiendo los usos personales y procediendo al control de su uso”.
Ahora bien, hay que tener presente que el uso del PC de la empresa o entidad, dado el avance de las nuevas tecnologías suponen la existencia de un hábito social generalizado de tolerancia con ciertos usos personales moderados de los medios informáticos y de comunicación facilitados por la empresa a los trabajadores.
Esa tolerancia crea una expectativa también general de confidencialidad en esos usos; expectativa que no puede ser desconocida, aunque tampoco convertirse en un impedimento permanente del control empresarial, porque, aunque el trabajador tiene derecho al respeto a su intimidad, no puede imponer ese respeto cuando utiliza un medio proporcionado por la empresa en contra de las instrucciones establecidas por ésta para su uso y al margen de los controles previstos para esa utilización y para garantizar la permanencia del servicio.
El reconocimiento de esa expectativa impone el deber a la empresa de poner en conocimiento del trabajador los mecanismos que el empresario se reserva para hacer realidad ese control. “… Lo que debe hacer la es informar a los trabajadores de que va existir control y de los medios que han de aplicarse en orden a comprobar la corrección de los usos, así como de las medidas que han de adoptarse en su caso para garantizar la efectiva utilización laboral del medio cuando sea preciso, sin perjuicio de la posible aplicación de otras medidas de carácter preventivo, como la exclusión de determinadas conexiones.
De esta manera, si el medio se utiliza para usos privados en contra de estas prohibiciones y con conocimiento de los controles y medidas aplicables, no podrá entenderse que, al realizarse el control, se ha vulnerado “una expectativa razonable de intimidad”.
Asimismo, dentro del ámbito de protección de datos, al responsable del tratamiento (la empresa o entidad) le corresponde dentro de la normativa vigente, entre otras, dictar las instrucciones relativas al tratamiento de los datos de los que es responsable. La existencia de normas generales sobre la materia, RGPD o LOPDGDDD no es suficiente para la ejecución de lo dispuesto en tales normativas, es preciso un despliegue proactivo, sea en uso de medios, finalidades, medidas de seguridad, corrección, registro y subsanación de incidencias.
Por lo tanto, la respuesta a las preguntas iniciales es que el empleador o responsable de la entidad, deberá indicar previamente si los equipos informáticos se pueden usar con fines particulares y, por tanto, respetar la confidencialidad de esa información y accesos que tenga, siempre dentro de un orden lógico de uso.
